En el proceso de Onboarding, es fundamental establecer una comunicación clara y constante con el nuevo colaborador. Esto incluye proporcionarle información relevante sobre la empresa, su cultura, políticas y procedimientos, así como también presentarlo a sus compañeros de trabajo y supervisores. La comunicación abierta también es importante, ya que le permitirá al nuevo hacer preguntas y expresar sus inquietudes. También es imprescindible contar con un programa adecuado de capacitación e inducción.

• ¿Cómo planificar y preparar el proceso?

• Comunicar lo relevante para iniciar: Antes del primer día de trabajo, se debe brindar toda la información necesaria sobre su puesto, como horarios, tareas y responsabilidades. Esto ayudará a que tenga una idea clara de lo que se espera de él o ella desde el principio.
• Preparar itinerario de actividades: Elabora un cronograma con todas las actividades que el nuevo colaborador debe realizar en su primer día, semana e incluso mes en la empresa. Incluye reuniones con diferentes equipos y departamentos, así como también tiempo para conocer a sus compañeros.
• Planificar un recibimiento acogedor: Es importante recordar que esa será su primera impresión del lugar donde va a trabajar durante los próximos años. Además, procura tener preparado su espacio de trabajo antes de su llegada (escritorio limpio, computadora lista).
• Asignar un mentor: Designar a alguien dentro del equipo como mentor será de gran ayuda para el nuevo integrante. Esta persona podrá responder preguntas, ayudar a familiarizarse con los procesos internos y ofrecer un apoyo más cercano en los primeros días.
• Comunicar la cultura organizacional: Es importante que el nuevo miembro del equipo sepa cómo funcionan las cosas en la empresa, cuál es su misión y valores, así como también las normas y políticas internas. Esto le permitirá adaptarse más fácilmente a su nuevo entorno laboral.

• ¿Cómo medir la efectividad del proceso de onboarding empleado en tu empresa?

Encuestas a los nuevos empleados: Una forma sencilla pero eficaz de medir el éxito del onboarding es simplemente preguntarle a los nuevos empleados sobre su experiencia. Puedes enviarles una encuesta después de un mes o dos desde que comenzaron a trabajar, preguntándoles sobre su nivel de satisfacción con el proceso, si se sintieron bienvenidos y apoyados durante su primer día y semana en la empresa, etc. Las respuestas te darán una idea clara sobre cómo perciben ellos su incorporación y qué mejoras podrían sugerir.

Rendimiento inicial: Otro indicador importante es el rendimiento inicial del nuevo integrante. Si alguien ha pasado por un buen proceso de onboarding, debería ser capaz de asumir sus responsabilidades de manera rápida y con mayor eficacia. 

Tiempo para alcanzar objetivos: También puedes evaluar si el tiempo necesario para que el nuevo alcance ciertos objetivos o metas ha disminuido gracias al onboarding efectivo. Por ejemplo, si antes tomaba tres meses para que un nuevo miembro del equipo se familiarizara con los procedimientos de la empresa y ahora solo toma un mes, es una señal clara de que el proceso está funcionando bien.

Retención: Un buen onboarding también puede contribuir a la retención del talento. Si tus nuevos colaboradores están renunciando después de unos pocos meses en la empresa, es posible que debas revisar tu proceso de integración. La falta de apoyo y orientación adecuada puede hacer que los empleados se sientan inseguros y desmotivados, lo que lleva a una mayor rotación.

Feedback del equipo: Por último, asegúrate de recoger comentarios del equipo sobre el desempeño del nuevo colaborador. Pregúntales si notan alguna diferencia en comparación con otros recién llegados que no recibieron un onboarding efectivo. Ellos pueden tener una perspectiva valiosa sobre cómo ha impactado el proceso en su trabajo diario y su adaptación a la cultura de la empresa.

• Causas por no practicar un buen Onboarding.

El onboarding deficiente puede tener diversas causas, y aunque no existen estadísticas específicas sobre estas causas, se pueden identificar algunos factores comunes que contribuyen a un proceso de onboarding poco efectivo. Aquí hay algunas causas comunes:

1. Falta de planificación: Según un estudio de BambooHR, el 31% de los nuevos empleados que abandonan un trabajo en los primeros seis meses lo hacen porque el trabajo no coincide con lo que esperaban. La falta de una planificación adecuada del proceso de onboarding puede llevar a que los nuevos empleados no comprendan completamente sus roles, responsabilidades y expectativas, lo que puede generar descontento y confusión desde el principio.
2. Falta de recursos y herramientas: Un estudio de la Society for Human Resource Management (SHRM) encontró que el 22% de los empleados que abandonan un trabajo dentro de los primeros 45 días lo hacen debido a la falta de recursos y herramientas necesarios para hacer su trabajo de manera efectiva. Si los nuevos empleados no reciben acceso a las herramientas, sistemas y recursos necesarios para realizar su trabajo desde el principio, es probable que se sientan frustrados y poco apoyados.
4. Cultura organizacional mal definida: La falta de una cultura organizacional clara y bien definida puede dificultar que los nuevos empleados se integren con éxito en el equipo y comprendan los valores, normas y expectativas de la empresa. Según un informe de Glassdoor, el 23% de los empleados que abandonan un trabajo lo hacen porque no se ajusta a la cultura de la empresa. Si el proceso de onboarding no incluye una introducción adecuada a la cultura de la empresa, es posible que los nuevos empleados se sientan desconectados y no se involucren completamente.
5. Falta de seguimiento y retroalimentación: La ausencia de un seguimiento regular y retroalimentación durante el proceso de onboarding puede hacer que los nuevos empleados se sientan desatendidos y no comprendan cómo están progresando. Según un informe de Gallup, solo el 12% de los empleados creen que su empresa hace un buen trabajo en el proceso de onboarding. Proporcionar una orientación y retroalimentación efectivas puede ayudar a los nuevos empleados a sentirse más seguros y comprometidos desde el principio.
6. Duración insuficiente del onboarding: Según un informe de Aberdeen Group, el 22% de las empresas tienen un proceso de onboarding que dura menos de un mes. Un proceso de onboarding demasiado corto puede no brindar suficiente tiempo para que los nuevos empleados se aclimaten a su nuevo entorno, aprendan sus roles y responsabilidades, y establezcan relaciones con colegas y supervisores. Esto puede resultar en una experiencia de integración deficiente y una baja retención de empleados.

Abordar estas causas potenciales puede ayudar a mejorar la efectividad del proceso de onboarding y aumentar la retención de empleados a largo plazo.

En conclusión, el proceso de Onboarding es una etapa crítica para la integración exitosa de nuevos colaboradores en una empresa. Es fundamental establecer una comunicación clara y constante, proporcionar información relevante sobre la empresa, su cultura y políticas, así como también ofrecer un programa adecuado de capacitación e inducción. Planificar y preparar el proceso con anticipación es clave, incluyendo la comunicación previa sobre el puesto, la preparación de un itinerario de actividades, un recibimiento acogedor y la asignación de un mentor.

El uso de herramientas tecnológicas puede optimizar el proceso de Onboarding, permitiendo la automatización de tareas, el seguimiento del progreso y una comunicación fluida con los nuevos empleados. Además, es importante medir la efectividad del proceso mediante encuestas a los nuevos empleados, el rendimiento inicial, el tiempo para alcanzar objetivos y la retención del talento, así como también recoger el feedback del equipo sobre el desempeño del nuevo colaborador. En resumen, un Onboarding bien planificado, ejecutado y evaluado puede contribuir significativamente al éxito y la retención del talento en una empresa.

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